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Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - das müssen Sie beachten

Eine gesetzliche Pflicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit besteht derzeit noch nicht. Entsprechende Urteile vom Europäischen Gerichtshof und dem Bundesarbeitsgericht liegen jedoch schon vor. Einiges sollten Sie als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin daher schon jetzt beachten.





Bisher: Dokumentationspflicht für Überstunden, Sonn-, Feiertagsarbeit

Eine allgemeine Dokumentationspflicht besteht in Deutschland derzeit noch nicht. Im deutschen Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist bislang lediglich die Pflicht verankert, Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit zu erfassen. Vereinbarungen in Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen können diese Dokumentationspflicht bisher bereits erweitern.



Entsprechende Urteile kippen das derzeitige Gesetz

Bereits im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) festgestellt, dass Arbeitgeber:innen dazu verpflichtet sein, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Demnach müssen Unternehmen in der EU Systeme schaffen, mit dem die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit messen können, wodurch die Arbeitszeiterfassung zur Pflicht wird. Schon seit dem Urteil des EuGH ist der Gesetzgeber in Deutschland an der Reihe, ein Gesetz zu erlassen und das Urteil so in nationales Recht zu überführen. Der Gesetzgeber ist dieser Pflicht jedoch noch nicht nachgekommen. Im September 2022 hat auch das Bundesarbeitsgericht (BAG) diese Pflicht in einem Grundsatzurteil bekräftigt.


Zeiterfassung wird zur Pflicht- die Frage ist das Wie

Noch gibt es keine genauen Vorgaben dazu, wie die Arbeitszeit dokumentiert werden muss. Das aktuelle Arbeitszeitgesetz gibt keine bestimme Form der Zeiterfassung vor, sodass Gestaltungsspielräume bestehen und die Erfassung handschriftlich oder elektronisch festgehalten werden kann. Damit sind sowohl Stundenzettel, Excel-Tabellen als auch Apps und Software zur Zeiterfassung zugelassen.


Stundenzettel erfüllen nicht die Anforderungen des EuGH

Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs sieht vor, dass die Erfassung systematisch, nachvollziehbar und fälschungssicher sein soll. Da Stundenzettel und Excel-Tabellen nicht fälschungssicher sind, besteht die Möglichkeit, dass diese in Zukunft nicht mehr zulässig sein könnten. Das wird jedoch das Gesetz definieren.


Digitale Erfassung ist nachvollziehbar und fälschungssicher

Mit einer moderne Softwarelösung wie der nubicon Software werden die Daten nachvollziehbar und fälschungssicher gespeichert und entsprechen somit den Anforderungen des Urteils. Zusätzlich werden Abläufe vereinfacht, wodurch eine digitale Lösung langfristig Aufwand und Kosten spart. Als digitale Lösungen zählt die Erfassung am PC oder Smartphone, aber auch die Erfassung an einem Terminal vor Ort.



Arbeitgeber:innen sollten vorbereitet sein

Welche Pflichten auf Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen zukommen, ist derzeit noch unklar. Sicher ist, dass das Thema Arbeitszeiterfassung in Zukunft wieder relevanter wird. Wer derzeit nur Überstunden erfasst, sollte sich schon einmal darauf vorbereiten, dass die Dokumentationspflicht ausgeweitet wird. Und wer kurz davor steht, Vertrauensarbeitszeit einzuführen und das Zeitwirtschaftssystem komplett abzuschaffen, sollte davon noch eine Weile absehen, bis das Gesetz ausgearbeitet ist und damit die Details geklärt sind.



 

Mit den cloudbasierten Zeiterfassungssystemen von nubicon geht das unkompliziert und intuitiv: egal ob mobil außer Haus oder an einem Terminal im Büro.


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