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Papier oder digital: was Sie für Ihre Zeiterfassung beachten sollten

Mit den Urteilen vom Europäischen Gerichtshof und dem Bundesarbeitsgericht steht die Pflicht zur Zeiterfassung fest. In Zukunft reicht es daher nicht mehr aus, nur die Überstunden zu erfassen, sondern es muss die gesamte Arbeitszeit erfasst werden. Bei den Erfassungsmöglichkeiten gibt es einiges zu beachten, denn nicht alle sind für jedes Unternehmen geeignet.





Papier: Die Erfassung der Arbeitszeiten auf Stundenzetteln könnte zukünftig nicht mehr zulässig sein

Die händische Erfassung auf Papier ist die älteste Methode der Zeiterfassung. Zukünftig könnte sie jedoch nicht mehr zulässig sein, da die Erfassung laut dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) fälschungssicher sein, was auf Stundenzettel nicht zutrifft. Das nationale Gesetz lässt derzeit noch auf sich warten, sodass dieses Detail noch nicht stichfest ist.

Vorteile

Bei der Erfassung auf Stundenzetteln sind der organisatorische Aufwand sowie die Anschaffungskosten minimal, da Vorlagen genutzt und ausgedruckt werden können.


Nachteile

Die händische Erfassung verursacht dennoch erhebliche Kosten, da die Auswertung aller Personal- und Auftragszeiten aufwändig ist. Außerdem sollte die Fehlerquote nicht außer Acht gelassen werden.



Digital: Die Erfassung am Terminal, PC oder Smartphone

Digitale Lösungen werden immer beliebter. Unter anderem, da sie den Erfassungsaufwand minimieren und eine mobile Erfassung ermöglichen. Viele Unternehmen dokumentieren die Arbeitszeit derzeit noch mithilfe von Excel-Tabellen. Da auch diese Daten einfach bearbeitet werden können und deshalb nicht fälschungssicher sind, könnten Tabellen zukünftig nicht mehr zulässig sein.


Vorteile einer Zeiterfassungssoftware

Die Daten werden automatisch erfasst, gespeichert und ausgewertet. Mitarbeitenden können so eigenständig Einblick in die geleisteten Arbeits- und Überstunden erhalten. Viele Systeme sind fälschungssicher und entsprechen somit dem Urteil des EuGH. Zusätzlich dazu ermöglichen viele Anbieter auch den Export der Daten in Lohnprogramme, sodass der Verwaltungsaufwand auch in diesem Bereich minimiert wird.


Nachteile einer Zeiterfassungssoftware

Eine Zeiterfassungssoftware ist komplexer als Stundenzettel, daher nimmt die Einarbeitung mehr Zeit in Anspruch. Außerdem sind die Anschaffungskosten höher, insbesondere, wenn über ein Zeiterfassungsterminal benötigt wird. Werden Buchungen vergessen, müssen diese manuell nachgetragen werden. Das geht in den meisten Systemen aber schnell und einfach.


Stationäre Erfassung am Terminal:

Ein Zeiterfassungsterminal kann bspw. im Eingangsbereich des Unternehmens oder einer Abteilung eingerichtet werden. Die Mitarbeitenden erhalten einen Schlüsselanhänger oder eine Scheckkarte, um sich am Terminal auszuweisen und buchen sich bei Arbeitsbeginn bzw. -ende ein und aus. Die Daten werden dadurch digital erfasst, gespeichert und ausgewertet.


Mobile Erfassung am Laptop oder Smartphone:

Für Mitarbeitende, die außer Haus arbeiten, ermöglichen viele Systeme bereits die Erfassung über Apps oder im Browser. Diese Lösung ist beispielsweise für Außendienstmitarbeitenden oder Mitarbeitende im Home Office geeignet. Dort können häufig auch direkt vergessene Buchungen nachgetragen werden.



Fazit

Eine digitale Lösung nimmt anfangs mehr Ressourcen in Anspruch, als Stundenzettle. Diese Lösungen amortisieren sich jedoch häufig zügig, da sie den Verwaltungsaufwand sowie die Fehlerquote stark reduzieren.


Die Zeiterfassungssysteme von nubicon bieten dabei noch vielseitigere Funktionen, wie das Festlegen von Buchungszeiten, Beantragen von Urlaubstagen und eine automatische Pausenverrechnung.


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